Secrétariat juridique et assemblées générales : votre avocat à Lyon et à Paris

Chaque année, dans les six mois de la clôture de l'exercice, les associés de toute société doivent approuver les comptes, affecter le résultat, statuer sur les conventions réglementées et, périodiquement, renouveler les mandats ; les comptes doivent être déposés au greffe ; les décisions doivent être consignées dans des registres tenus en bonne et due forme. Ce secrétariat juridique, souvent perçu comme une corvée administrative, est en réalité la colonne vertébrale de la sécurité juridique de l'entreprise : une assemblée non tenue ou mal convoquée rend les décisions annulables, prive les dirigeants de quitus, expose la société à des sanctions pénales (défaut de dépôt des comptes, défaut d'approbation), fragilise la distribution des dividendes (risque de requalification en distribution irrégulière) et se révèle, lors d'une cession, d'un contrôle fiscal ou d'un conflit d'associés, comme un passif que l'on paie cher.

Le cabinet Drai Attal, avocat à Lyon 3e, assure le secrétariat juridique des SAS, SARL, SA, sociétés civiles et holdings — assemblées annuelles, décisions exceptionnelles, registres, formalités —, en coordination avec l'expert-comptable, pour les entreprises de Lyon, du Rhône, de Paris et d'Île-de-France. Maître Pascale Drai Attal exerce en droit des sociétés depuis 1992.

L'assemblée annuelle d'approbation des comptes

Le calendrier

Les décisions

L'assemblée approuve les comptes (ou les rejette), affecte le résultat (réserve légale de 5 % jusqu'à 10 % du capital, réserves, report à nouveau, dividendes — dont la mise en paiement doit intervenir dans les neuf mois de la clôture), donne quitus aux dirigeants (sans effet sur leur responsabilité), approuve les conventions réglementées (conclues entre la société et ses dirigeants ou associés significatifs, sur rapport spécial ; l'intéressé ne vote pas), fixe le cas échéant la rémunération des dirigeants, et renouvelle les mandats (dirigeants, commissaire aux comptes) arrivés à échéance. Le rapport de gestion, obligatoire sauf pour les petites entreprises unipersonnelles, expose la situation, l'activité, les événements importants, les perspectives et diverses informations légales.

Dans les sociétés unipersonnelles (EURL, SASU), l'associé unique prend ces décisions seul, par décision consignée au registre ; le dépôt au greffe de l'inventaire et des comptes vaut approbation dans certains cas.

Les autres décisions collectives

Toute modification des statuts (siège, dénomination, objet, capital, durée, forme, clauses), tout changement de dirigeant, toute opération exceptionnelle (cession d'un actif majeur selon les statuts, cautionnement, fusion) requiert une décision collective extraordinaire, avec ses règles de convocation, de quorum et de majorité propres à chaque forme, et ses formalités (annonce légale, dépôt au greffe, inscription modificative). Le cabinet prépare ces décisions, rédige les procès-verbaux et les statuts mis à jour, et accomplit les formalités ; voir nos pages augmentation et réduction de capital, transformation de société et révocation de dirigeant.

Les registres et documents obligatoires

• Registre des décisions (procès-verbaux d'assemblées et décisions de l'associé unique), coté et paraphé, ou tenu sous forme électronique avec les garanties requises ;
• Registre des mouvements de titres et comptes d'actionnaires dans les sociétés par actions (toute cession d'actions doit y être inscrite pour être opposable) ;
• Registre des bénéficiaires effectifs : déclaration au greffe des personnes physiques détenant plus de 25 % ou exerçant le contrôle, à actualiser à chaque changement, sous peine de sanctions pénales ;
• Statuts à jour, certifiés conformes ;
• Feuilles de présence et pouvoirs ;
• Rapports de gestion, spéciaux, du commissaire aux comptes ;
• Documents relatifs aux conventions réglementées.

Le cabinet audite l'état des registres, les reconstitue lorsqu'ils sont lacunaires (avec les décisions de régularisation nécessaires) et les tient à jour.

Le conseil du cabinet : ne signez pas des procès-verbaux d'assemblée antidatés pour « rattraper » des années non tenues. Outre le faux, la régularisation rétroactive expose à des nullités. La voie correcte est une assemblée de régularisation, tenue aujourd'hui, qui approuve les comptes des exercices concernés et constate les distributions intervenues, avec les conséquences fiscales assumées.

Les conséquences du défaut de secrétariat

• Pénal : le défaut de soumission des comptes à l'approbation dans les six mois et le défaut de dépôt au greffe sont des infractions (amende), et le greffe peut, sur injonction du président du tribunal, contraindre au dépôt sous astreinte ;
• Nullité des décisions prises sans convocation régulière ou hors quorum, dans les trois ans, à la demande de tout associé ;
• Dividendes fictifs : une distribution décidée sans comptes approuvés ou sans bénéfice distribuable est irrégulière, pénalement sanctionnée pour les dirigeants et restituable par les associés de mauvaise foi ;
• Responsabilité du dirigeant pour faute de gestion, en particulier en cas de procédure collective ultérieure ; voir notre page responsabilité du dirigeant ;
• Difficultés à la cession : un acquéreur ou son conseil détecte immédiatement l'absence de registres et exige une régularisation ou une garantie ; voir audit juridique et due diligence ;
• Fragilité en cas de conflit : l'associé mécontent invoquera toutes les irrégularités.

L'offre du cabinet

Le cabinet propose un abonnement annuel de secrétariat juridique comprenant la préparation et la tenue de l'assemblée annuelle (convocations, rapport de gestion, procès-verbal, feuille de présence, dépôt des comptes), la tenue des registres, la veille sur les échéances (mandats, durée, bénéficiaires effectifs), et un tarif préférentiel pour les décisions exceptionnelles. Il travaille en coordination avec l'expert-comptable, qui établit les comptes, et avec le commissaire aux comptes lorsqu'il en existe. Pour les groupes et holdings, le cabinet gère le secrétariat de l'ensemble des entités avec un calendrier unifié.

Pourquoi choisir le cabinet Drai Attal ?

• Une pratique de plus de trente ans du droit des sociétés, en conseil et en contentieux devant les juridictions de Lyon et de Paris.
• Une connaissance des conséquences contentieuses d'un secrétariat défaillant, qui guide sa rigueur.
• Un abonnement annuel lisible, coordonné avec l'expert-comptable.
• Une intervention pour les sociétés de Lyon, du Rhône, de Paris et d'Île-de-France.

Prendre rendez-vous

Vous souhaitez confier le secrétariat juridique de votre société au cabinet, ou régulariser des assemblées et des registres ? Contactez le cabinet Drai Attal au 04 72 61 18 18 ou via le formulaire ci-dessous. Nous vous recevons à Lyon 3e ou en visioconférence.